123 טיפים והמלצות

  • מומלץ להוסיף מספר רב של העתקים לגופים נוספים, שכן חברה אשר מקבלת מכתב תלונה עם העתקים לגופים נוספים, מתייחסת לתלונה ביתר רצינות והטיפול מהיר ואיכותי יותר בדרך כלל.
  • מומלץ להוסיף לתלונה את כל ההתכתבויות והמסמכים הרלוונטיים (אם ישנם).
  • גם אם מאוד כועסים על אופן השירות , יש לכתוב את התלונה בצורה רצינית, מנומסת ועם זאת אסרטיבית.
  • מומלץ לשלוח העתק נוסף של התלונה ישירות מהמייל האישי שלך ולוודא כי התלונה התקבלה בחברה.
  • מומלץ כי כל סיכום או הבטחה של החברה, במענה לפניית השירות, תינתן בכתב (מייל, פקס, מכתב...)
  •  תלונה/פניית שירות אשר נכתבה, עדיפה בדרך כלל על כל שיחת טלפון עם שירות לקוחות החברה, על כן, ראוי כי כל בעיית שירות כזו או אחרת, תתחיל בפניה בכתב.
  • אם פניית השירות טופלה באופן מהיר ואיכותי, מומלץ לציין זאת בפנייה נוספת וציון האחראי לטיפול המהיר והאיכותי (צריך לדעת גם לפרגן...)
  • ראוי לזכור, לא מכתב או שיחה עם שירות הלקוחות באופן כועס או מתלהם משיג תוצאה ראויה, כי אם מכתב מלא בפרטים, הנכתב בצורה עניינית והממוען לגורמים הרלוונטיים (עם העתקים מומלצים) משיג תוצאה וטיפול מהיר וטוב יותר.